Ora è possibile aprire e modificare e-mail e documenti archiviati direttamente da Outlook. È inoltre possibile visualizzare, elaborare e inviare sia in formato originale sia come PDF qualsiasi file in allegato.
Il tutto senza essere costretti ad uscire dall’abituale ambiente Microsoft.

L’ondata di e-mail è in costante aumento e persino le informazioni fondamentali per il business vengono sempre più spesso scambiate elettronicamente. Ancora più importante è la capacità di archiviare centralmente le e-mail con la relativa documentazione, ad esempio scansioni di documenti cartacei, fax, immagini e file, e quindi di potervi accedere premendo un tasto.

Se finora era già possibile salvare con estrema facilità la posta elettronica in DocuWare direttamente da Microsoft Outlook, con la nuova versione del sistema di gestione dei documenti è inoltre possibile accedere tramite Outlook alle e-mail e ai documenti archiviati nel pool di documenti centrale. Gli allegati di vari formati possono essere visualizzati, elaborati e addirittura inviati nel formato originale o come PDF senza problemi all’interno dell'applicazione Microsoft. È inoltre possibile inserire nel programma di posta elettronica le liste dei risultati e gli elenchi di attività di DocuWare. In questo modo l’utente può, ad esempio, controllare scadenze e documenti da elaborare, come fatture da approvare, senza dover uscire dall’applicazione Microsoft. Per agevolare ulteriormente il lavoro dell’utente, sono inoltre disponibili finestre di ricerca personalizzabili.
Con questa nuova funzionalità, DocuWare AG offre ai suoi utenti un altro strumento per semplificare ulteriormente le attività di routine e soprattutto per risparmiare tempo e dunque denaro.
I moduli addizionali mettono a disposizione ulteriori funzionalità, ad esempio per l'indicizzazione automatica, le applicazioni COLD e le funzionalità di flusso di lavoro avanzate. Le applicazioni esterne vengono facilmente integrate con gli strumenti standard ed esistono numerose interfacce per altre applicazioni come, ad esempio, per i sistemi ERP un'interfaccia SAP certificata e per il groupware Exchange, GroupWise o Lotus Notes/Domino. DocuWare mette a disposizione tutti gli elementi per un efficiente Enterprise Content Management. In ogni azienda in cui venga utilizzato DocuWare i processi sono automatizzati e notevolmente migliorati. L'installazione, l'amministrazione e l'utilizzo estremamente facili, nonché un costo complessivo di proprietà (TOC, Total Cost of Ownership) piuttosto contenuto sono le caratteristiche salienti delle soluzioni DocuWare disponibili in ben 15 lingue.